Группу (виртуальный учебный класс), можно создавать как с аккаунта учебного заведения (администратором аккаунта), так и преподавателями самостоятельно.
Создание группы в аккаунте учебного заведения: в личном кабинете необходимо перейти в раздел Пользователи – и в нем выбрать подраздел Группы. Слева будет список групп. В этом списке будет две стандартные группы – это группа Администраторов и Сотрудников. В группу Администраторов можно добавлять пользователей, которые будут иметь права Администратора, что позволит им видеть весь список групп в своем личном кабинете и так же все файлы и папки на диске компании.
Чтобы создать новую группу, слева необходимо нажать на кнопку Добавить группу. Откроется дополнительное окно для ввода данных группы:
В данном окне можно сразу выбрать ответственного сотрудника, имеющего права для управления данной группой. В этом случае данная группа будет доступна только ответственному (в списке групп в его личном кабинете). Так же в разделе "Мой диск" в каталоге компании только ответственному будет виден каталог группы.
Параметры «Запрещено делиться файлами» и «Использование документов только в пределах организации» всегда включены для аканта учебных заведений и неактивны. Это единственные ограничения тарифа для учебных заведений. Данные параметры недоступны для изменения, в связи с этим пользователям (студентам и преподавателям) будет недоступна возможность скачать файл с диска на свой локальный компьютер, выгрузить его в Excel (но при этом доступна выгрузка в формат pdf) или в универсальный формат обмена данными (xml, gge). Так же нельзя настроить общий доступ «внешним» пользователям к документам.
Далее необходимо установить дату окончания действия группы и по желанию указать максимальное количество участников группы.
После нажатия на кнопку Сохранить, отобразится список групп. У созданной группы будет указано, кроме ее названия, количество участников, дата окончания, код приглашения (по этому коду студенты смогут вступить в группу), настройка прав и кнопка удаления группы. При создании группы на Моем диске автоматически создается папка этой группы. Доступ в эту папку будет иметь ответственный преподаватель (который был указан как Ответственный при создании группы) и все студенты, которые по коду в эту группу вступят.
Группы в списке имеют цветовую градацию:
Красный цвет – означает, что срок действия группы истек. В таком случае группу можно либо удалить совсем, либо продлить срок ее действия через редактирование.
Желтый цвет – до окончания срока действия группы осталась неделя или меньше.
Белый цвет – до окончания действия группы больше недели.
В первых двух случаях отправляется информационно письмо на почту, предупреждая, что у группы либо истек срок действия, либо осталась неделя до истечения срока.
Создание группы в аккаунте преподавателя: преподаватель в своем личном кабинете переходят в раздел Пользователи – подраздел Группы. Т.к. преподаватель может работать в разных организациях, то сначала необходимо переключиться на вкладку нужной организации (если такие есть).
Далее алгоритм создания группы аналогичен описанному выше: необходимо слева нажать кнопку Добавить группу – ввести название группы – ввести дату окончания – максимальное количество участников – нажать Сохранить. Единственное отличие – здесь нельзя выбрать ответственного, т.к. преподаватель, который создает группу, и становится ответственным по ней.
При этом, если преподаватель состоит в группе Администраторы в компании - ему будет доступен функционал по выбору ответственного преподавателя при создании группы.
При необходимости, группу можно отредактировать: в списке групп слева от названия группы находится кнопка Редактировать.
В режиме редактирования можно изменить название группы, увеличить/уменьшить срок действия группы, выбрать другого ответственного, изменить максимальное количество участников. Так же можно пересоздать или удалить код приглашения.