Руководство пользователя

Перед рассмотрением распределения прав доступа по сотрудникам давайте рассмотрим функционал работы с группами сотрудников.

При нахождении в разделе «Сотрудники» перейдем на страницу управления группами.

Группы предназначены для объединения сотрудников с одинаковыми уровнями доступа. Сотрудник может находиться в нескольких Группах одновременно. В данном случае сотрудник будет получать права с учетом максимального доступа, указанного в одной из Групп.

Все приглашенные в организацию пользователи автоматически попадают в Группу «Сотрудники».

Для создания новой группы нажимаем на кнопку «Добавить группу», вводим наименование группы, а так же отмечаем разрешено ли этой группе сотрудников создавать ссылки для того, чтобы делиться файлами с внешними пользователями.

Для добавления сотрудника в группу необходимо раскрыть требуемую группу и нажать кнопку «Добавить пользователя»

Для удаления сотрудника из группы – соответствующую пиктограмму напротив сотрудника.

По умолчанию все добавленные сотрудники имеют полный доступ на работу с файловым хранилищем центрального каталога организации, т.к. входят в Группу «Сотрудники». Впоследствии при назначении прав доступа на дочерние каталоги (папки) все права заданные на исходный каталог будут наследоваться для вновь создаваемых каталогов внутри основного каталога. При этом права для определенного сотрудника, включенного в Группу, могут быть перекрыты его собственными настройками.

Как видно из примера, сотрудник Иванов, несмотря на то, что имеет полный доступ на папку «\ Каталог смет \ Каталог отдела №1» (т.е. может там создавать свои каталоги и имеет доступ к файлам), не имеет доступ на каталог «\ Каталог смет \ Каталог отдела №1 \ Каталог Клиент1», но при этом единственный, кроме группы «Руководство» у которой права только на чтение, кто имеет полный доступ в каталог «\ Каталог смет \ Каталог отдела №1 \ Каталог Клиент2».

Все это позволяет достаточно легко и быстро настроить любой уровень доступа к файловому хранилищу.

Так же обращаем внимание, что каждому сотруднику организации в частности, или на всю Группу одновременно, могут быть розданы права на возможность создавать ссылки на документы для внешних пользователей интернет-сервиса. Это позволяет контролировать процесс раздачи ссылок на документацию за периметр организации.

Дополнительно к этому для предотвращения «утечки» документации из организации, мы добавили настройку, которая запрещает скачивать, экспортировать или копировать себе в личное хранилище физического лица, какие-либо документы. Таким образом, сметчик не будет иметь возможности скопировать на свой жесткий диск компьютера, или сохранить в личное хранилище, отведенное ему в рамках тарифа физического лица, какую-либо документацию. Вся документация организации всегда остается в организации.

Для настройки прав доступа и работе с хранилищем документации перейдем по ссылке «Мои документы»

Далее выберем интересующую нас папку/каталог и через контекстное меню (вызывается правой кнопкой мышки на соответствующей папке) выбираем «Права доступа».

В открывшемся окне видим текущие права доступа на данный каталог, которые можно изменить, а так же добавить новые, нажав на кнопку «Добавить».

Далее выбираем сотрудника или группу и указываем уровень доступа на выбранный каталог.

Обратите внимание, что изначальные права на группу «Сотрудники» можно только изменить, но не удалить полностью. В то время, когда добавленные права самостоятельно мы можем так же и удалять.